2025趨勢觀察：AI Agent正在如何推動企業工作流程自動化？

數據孤島與應用程式氾濫是現代企業生產力的主要障礙，導致關鍵資訊分散，並迫使團隊在彼此不連接的系統間來回切換。儘管傳統的規則式自動化與RPA機器人能協助處理簡單重複的任務，但當工作流程涉及非結構化資料或跨應用程式決策時，這些工具就難以擴展。

企業工作流程自動化現正邁入全新且智慧的階段。這波轉變由AI Agent（以大型語言模型為核心）所推動，能解讀文件、電子郵件與對話，在多種應用程式中做出情境感知的決策。最終，企業將擁有一層能自動適應、整合的營運平台，從頭到尾智慧協調流程，串聯數據與應用程式。

現在，讓我們一起深入探索這種由AI支持的現代化企業工作流程自動化的運作方式。

企業工作流程自動化的全新定義

企業工作流程管理系統早已不只是套用預設規則來排程任務的工具，而是結合AI Agent與集中協調的整合平台，能解讀各式企業資料並據此行動。其核心動力來自大型語言模型（LLMs）與其他人工智慧引擎，將自然語言輸入轉化為具體行動。

生成式人工智慧與大型語言模型讓AI Agent能解讀非結構化資料（如電子郵件、PDF、圖片），並掌握跨系統的情境脈絡，進而執行精確動作。這賦予代理自主決策能力，是傳統自動化系統無法比擬的。

智慧工作流程不僅具備記憶與推理能力，還能即時調整與適應。多個代理透過協作層進行協同作業，讓涵蓋ERP、CRM、訊息、雲端服務等複雜流程得以順暢流轉。

例如，智慧工作流程系統能自動讀取供應商寄來的發票（PDF）與合約截圖，理解內容後執行多步驟審核流程，全程無需人工撰寫腳本。

簡單來說，智慧工作流程系統是一個以成果為導向的平台，將AI Agent作為決策引擎，內建管理機制，而不僅僅是硬編碼腳本。

被AI Agent革新的五大核心業務流程

AI現已成為74%企業的三大策略重點之一，而90%的企業認為AI Agent是競爭優勢。

企業正加速將AI Agent整合至各項業務流程。以下帶您了解AI Agent在現今企業流程中所帶來的實質影響。

客戶體驗

問題

客戶服務團隊面臨來自電子郵件、即時聊天、社群與語音等多元渠道不斷增加的客服工單量。此外，傳統系統對所有工單一視同仁，忽略情緒緊急性與客戶感受，導致用戶不滿、留存率降低。

解決方案

現代企業工作流程自動化解決方案能以一致品質跨多元渠道處理客戶服務。工單會根據情緒與優先順序自動分類與分派。

GPTBots的多元渠道客戶服務工作流程，能於Telegram與電子郵件等平台提供 24/7 全自動、多語言客服與智慧升級。系統可自動偵測語言、翻譯、設定優先順序、自動回覆並記錄所有訊息。

GPTBots的AI情感分析客戶回饋工作流程會發送回饋表單、收集回應、運用先進AI分析情緒，並將結構化結果直接存入 Google Sheets。

影響

回應時間縮短，客戶滿意度提升，支援團隊得以專注於高影響力的互動。系統會持續從反饋中學習，隨著時間推進提升路由準確性。

財務與營運自動化解決方案

問題

財務團隊需處理大量混亂且非標準化的文件，例如PDF發票、掃描收據、電子郵件採購訂單及供應商合約。當格式多樣或資料不完整時，傳統自動化無法運作，必須進行人工驗證，導致審批延遲及審計追蹤薄弱。

解決方案

AI Agent透過解讀非結構化財務文件來解決此問題，而非依賴固定範本。

GPTBots的自動化發票處理工作流程可實現端到端的發票管理自動化。它從非結構化的發票PDF中提取結構化資料，並將關鍵細節記錄到共享的 Google 試算表中，還能即時發送電子郵件提醒給團隊，確保同步。

同樣地，GPTBots的資訊提取工作流程可自動化從網站提取公司資訊的過程。它專注於分析 Markdown 格式（常見於技術文件的標記語言，例如 # 標題、*清單等）的內容以識別細節，然後將所有內容輸出為乾淨的 JSON 格式（一種資料交換格式）。

影響

發票處理週期從數天縮短至數小時，外部公司及供應商資料能準確且一致地被捕捉。人工錯誤減少，資料品質提升。每個操作都被記錄，因此合規性及審計準備嵌入到財務工作流程中。

行銷與智慧應用

問題

行銷團隊難以跟上快速變化的競爭對手、分散的網頁資料及不一致的潛在客戶情報。手動研究網站及第三方來源會拖慢活動執行速度，並限制策略性可見性。

解決方案

AI工作流程解決方案可自動化並加速各種行銷活動，讓團隊專注於真正需要人工智慧的任務。如何實現？GPTBots提供多種AI Agent範本以應對廣泛的行銷活動。

GPTBots的自動化網頁抓取範本能自動捕捉網頁內容，提取關鍵資訊，並將其轉換為標準化的 JSON 資料（一種資料交換格式）。

GPTBots的AI登陸頁分析工作流程能自動執行詳細的登陸頁審核，並提供可行的轉換率優化 (CRO) 建議。其洞察不僅僅是一般建議，還能解決頁面上的具體問題。

GPTBots的網站合法性檢查工具工作流程，利用由 SerpAPI 和 GPT-4o 驅動的多代理系統，針對網站的網域、內容、聲譽、定價等多項指標進行評估，協助判斷該網站是詐騙網站還是合法商業網站。

影響

行銷團隊能更快速且可靠地獲得競爭洞察與高品質潛在客戶情報，無需手動研究。活動決策以數據為依據，著陸頁面提升轉換表現，可疑潛在客戶或合作夥伴也能及早被過濾。

人力資源與招募（HR & Recruitment）

問題

招募流程緩慢、需大量人工處理且易有偏見。人資團隊需在分散的系統中審查履歷表、名片及候選人資料，隨著招募規模擴大，難以保持一致的評估標準。

解決方案

AI Agent可自動化候選人資料匯入與評分，能提取候選人資料，依據職缺條件進行評分，並將優質候選人自動推進至下一階段。

GPTBots的招募自動化工作流程能自動化履歷表資料提取並簡化招募流程，自動從履歷表中擷取候選人資料，生成可立即採取行動的結構化洞察，協助團隊快速決策。

影響

招募時間縮短，候選人素質提升，招募決策更一致且數據化。人資團隊能減少篩選時間，將更多心力投入與頂尖人才互動。

商業智慧

問題

獲取洞察往往需依賴分析師、儀表板及複雜的 BI 工具。高階管理者需等待數日才能獲得答案，延緩策略決策。

解決方案

智慧自動化AI Agent讓數據存取普及化。高階管理者可透過自然語言查詢試算表、總結報告，或快速獲取相關產業新聞，無需技術人員協助。

GPTBots的可與 ChatGPT-5 對話的 Google 試算表工作流程，將 Google 試算表與 ChatGPT-5 連結，提供自然語言與數據的互動體驗。

GPTBots的AI新聞摘要工作流程可自動抓取新聞網頁，辨識相關文章連結並生成高品質摘要。

影響

決策者可即時獲得洞察，降低對手動報告的依賴。數據在整個組織內變得可交互且易於操作，推動更敏捷的決策流程。

企業部署自動化工作流程的四步藍圖

現在我們已了解企業工作流程自動化解決方案的實用性，下一步就是企業如何在不增加複雜度或不過度負擔IT團隊的前提下，部署AI工作流程。

以下是一份設計、部署與擴展AI工作流程的簡單四步藍圖：

1. 繪製您的流程

與團隊合作，詳細記錄目標工作流程中的每個手動步驟、決策和交接。例如，發票核准流程可能從透過電子郵件收到PDF開始，接著手動將資料輸入ERP系統，經由電子郵件獲得經理核准，最後在財務系統完成付款處理。每個步驟都是自動化的潛在機會。

2. 配置AI Agent

選擇企業工作流程自動化平台，並利用其圖形化使用者介面（GUI）來建立新的流程。您也可以尋找模板來加快開發進度。例如，GPTBots（智慧企業級AI Agent平台）提供多種模板，可用於財務、行銷、客戶支援、人力資源等領域的AI Agent建立。

確保工作流程明確定義每個步驟。對於AI驅動的步驟，請撰寫引導代理的提示詞或規則。例如，使用大型語言模型（LLM）的提示詞來提取發票資料或分類情感。

透過 API 或內建連接器（如 ERP、電子郵件、Slack 等）將代理與您的系統串接。

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3. 測試與優化

在正式上線前，請於沙盒環境執行新的工作流程。利用歷史資料或模擬案例，確保每個步驟皆能如預期運作。

驗證與 IT 基礎設施的整併情形，並檢查錯誤情境是否有備援處理。根據測試結果調整提示詞與邏輯。

4. 逐步部署並監控

分階段部署工作流程。可先從有限用戶群或特定時段開始，待穩定後逐步擴大。全程監控指標與日誌，如節省時間、錯誤率與代理決策等。

現代工作流程平台皆提供儀表板與警示功能。隨著資料累積，持續微調代理的提示詞與規則，並逐步自動化更多流程。

AI安全與治理：企業不可忽視的關鍵原則

當提及「AI Agent」時，CIO 最關心的兩大議題就是資料安全與合規。因此，選擇智慧自動化解決方案時，您應堅持以下不可妥協的保證：

資料隔離（敏感資料不作為AI訓練用途）

企業資料絕不可用於AI訓練。頂尖AI供應商會明確承諾不會將您的輸入資料用於模型訓練。

例如，ChatGPT Enterprise 明確表示「客戶提示詞與公司資料不會用於訓練 OpenAI模型」，並已通過 SOC2 認證（國際資訊安全標準），採用 AES-256 加密（高強度加密標準）於傳輸與靜態儲存。這代表您上傳給代理的任何文件或客戶資訊都將保持私密，絕不會暴露於外部學習。

可稽核性與可追溯性

所有AI驅動的操作都必須完整記錄。工作流程平台需具備完整稽核軌跡，讓您能清楚追蹤代理的每一步行動與決策依據。

當每個決策（如哪張發票被支付、工單如何分類）皆有詳細記錄，不僅能滿足稽核需求，也能協助您快速透過日誌解決問題。

企業級擴展能力

系統必須能夠因應企業內部的高峰負載。請選擇具備橫向擴展能力的平台。例如，GPTBots的AI Agent能處理大量工作流程實例，並內建負載平衡機制。

在高流量時期（如月底結算、黑色星期五〔美國感恩節後的購物節〕），平台應能自動擴增AI Agent數量，以維持流暢效能。

治理

請務必重視基於角色的控制和合規性。AI Agent應遵循您現有的政策（如 HIPAA、GDPR、SOX 等）。多數系統允許您直接在工作流程中設定防護措施（如核可供應商、支出上限）。

有了這些機制，AI Agent將自動執行合規要求。例如，將每筆採購訂單自動路由到正確的審批流程。

結論

企業工作流程自動化早已不只是消除部分手動步驟或加速單一任務，而是成為現代組織營運與競爭的基礎。

隨著AI Agent（如聊天機器人與CRM整合）從實驗階段邁向生產應用，導入智慧化和系統級工作流程的企業，能在數據與團隊管理的複雜性中展現更高的營運韌性與明顯優勢。

從規則式自動化轉向AI驅動的工作流程系統，標誌著工作方式的根本變革。企業現可設計能解讀情境、靈活調整並持續優化的工作流程。

這種轉變不僅提升了效率，也為企業帶來更多創新機會。

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企業在評估這一轉型時，最常見的問題包括可衡量的回報、架構差異及如何開始。