Las 12 mejores alternativas a Calendly en 2025 (gratuitas y de pago)

Atrás quedaron los días de intercambiar correos electrónicos o mensajes para encontrar el momento perfecto para una reunión. Los avances tecnológicos han dado lugar a modernas herramientas de programación que agilizan el proceso de concertar citas. Calendly es uno de los software de gestión de citas más destacados. Ya sea para programar una reunión de ventas con un cliente potencial, coordinar con un socio o concertar una entrevista con candidatos, Calendly facilita y agiliza encontrar el horario adecuado.

Aunque Calendly cuenta con una amplia base de usuarios en todo el mundo, muchas personas buscan alternativas a Calendly con el objetivo de encontrar una solución aún más eficiente. Por eso, en esta guía te presentamos las 12 mejores alternativas a Calendly que podrás utilizar en 2025.

Parte 1: ¿Qué es Calendly?

Calendly es un software online para la gestión de citas. Simplifica y automatiza la programación permitiendo compartir tu disponibilidad de fechas y horas para que la otra parte elija la que mejor le convenga. Así, se elimina la necesidad de mensajes de ida y vuelta para cerrar una reunión.

Las funciones principales de Calendly son:

• Automatización del proceso de programación mediante enlaces y páginas de reservas compartibles.
• Envío de recordatorios automáticos antes de la reunión.
• Asignación inteligente de reuniones al miembro adecuado del personal.
• Integración con numerosas plataformas, como Outlook, Google, iCloud, etc.
• Cubre las necesidades de programación de todos los equipos de una organización: ventas, marketing, RR. HH., IT, etc.
• Posibilidad de incrustar el calendario de reservas directamente en la web.

En resumen, Calendly ofrece múltiples funcionalidades prácticas para optimizar la gestión de citas. Sin embargo, no es la única opción en este campo de automatización. A continuación, te mostramos otras 12 alternativas a Calendly (gratuitas y de pago).

Parte 2: Las 12 mejores alternativas a Calendly en 2025 [Gratis y de pago]

Actualmente existen muchas aplicaciones que ofrecen funciones similares a Calendly para la programación automática de reuniones. Por ello, hemos seleccionado las 12 mejores alternativas a Calendly para que las tengas en cuenta en 2025:

1. HubSpot Meeting Scheduler

HubSpot Meeting Scheduler es el planificador de reuniones creado por HubSpot, la reconocida marca de CRM. Es ideal para equipos de ventas y marketing.

HubSpot Meeting Scheduler permite crear enlaces de reunión y compartirlos con clientes y potenciales clientes, quienes pueden elegir fácilmente la fecha y hora que les convenga. Puedes integrar el planificador en tus landing pages o enviar los enlaces directamente en campañas de email marketing, respuestas guardadas o playbooks de los equipos de ventas.

Funciones principales:

• Creación rápida e instantánea de enlaces de programación.
• Acceso directo a los calendarios de todos los miembros del personal.
• Integración directa con el CRM de HubSpot, Google Calendar y Outlook 365.
• Creación de enlaces rotativos o de grupo para compartir la responsabilidad de las reuniones entre el equipo.
• Ampliación de la base de datos añadiendo los datos de los potenciales clientes al CRM.
• Elaboración de informes mediante el análisis de los datos de las reuniones.

Ventajas:

• Integración sencilla del calendario en la web sin necesidad de programar.
• Horarios de reunión flexibles para los clientes.
• Opciones para crear páginas de reservas personalizadas.

Precios:

• Gratis: 0 $ (1 enlace personal de reunión con marca HubSpot).
• Starter: 15 $/mes/usuario (1.000 enlaces personales y de equipo).
• Professional: 90 $/mes/usuario (1.000 enlaces personales y de equipo).

2. Doodle

Doodle es una de las alternativas a Calendly más populares gracias a su amplia variedad de funciones, su enfoque intuitivo y su seguridad.

Doodle es una herramienta profesional online para la programación de reuniones, útil para cualquier propósito: selección de personal, ventas, educación, ONG, autónomos, etc. Está diseñada para equipos de cualquier tamaño. Permite compartir tu disponibilidad y que la otra persona elija el hueco adecuado. Además, facilita la organización de reuniones 1:1 o en equipo.

Funciones principales:

• Programación de todo tipo de reuniones: ventas, selección de personal, educación, atención a clientes, etc.
• Integración con tu calendario y sincronización automática.
• Envío automático de confirmaciones y recordatorios.
• Conexión con Google Meet, Webex o Zoom e inclusión de enlace de vídeo en todas las reservas.
• Personalización de páginas de reservas e invitaciones con tu marca.
• Integración con Google Calendar, Zoom, Teams y otras plataformas.

Ventajas:

• Fácil de usar.
• Gestión eficaz de reuniones grupales.
• Accesibilidad desde el móvil.
• Integración fluida con los calendarios más populares.
• Ajuste automático de zonas horarias.

Precios:

• Gratis: 0 $ (1 usuario | 1 página de reservas | 1 reunión 1:1).
• Pro: 14,95 $/mes/usuario (páginas de reservas ilimitadas | personalización de marca).
• Team: 19,95 $/mes/usuario (acceso ilimitado a funciones).

3. Zoho Bookings

Zoho Bookings forma parte de Zoho One, una potente suite empresarial. Ofrece un conjunto completo de funciones para optimizar la gestión de citas en empresas.

Zoho Bookings es un planificador online que permite a tus clientes reservar citas por sí mismos. Solo tienes que definir tu disponibilidad sincronizando los calendarios, crear y compartir la página de reservas y dejar que los clientes reserven de forma autónoma. Además, puedes compartir la disponibilidad de todo el personal para que el cliente elija con quién quiere reunirse.

Funciones principales:

• Creación de páginas de reservas personalizadas.
• Programación de equipo para que los clientes elijan a cualquier miembro.
• Configuración de reglas de programación: zonas horarias, ventanas de cancelación, etc.
• Sincronización con Google, Outlook y Zoho Calendar.
• Integración con herramientas de videollamada como Google Meet, Teams, Zoom, etc.
• Recordatorios automáticos por email y SMS.
• Cobro de pagos por diferentes canales: PayPal, Stripe, Razorpay, etc.

Ventajas:

• Herramienta integral para reservas y cobros.
• Fácil configuración de reglas de programación.
• Sincronización de calendarios e integración de videollamadas.
• Recordatorios puntuales de citas.

Precios:

• Gratis: 0 $ (1 miembro del personal).
• Básico: 8 $/mes/miembro del personal.
• Premium: 12 $/mes/miembro del personal.

4. Notta Meeting Scheduler

Notta Meeting Scheduler es una alternativa gratuita a Calendly, ideal para particulares y pequeñas empresas.

Notta Meeting Scheduler es una aplicación web que permite crear eventos compartibles vinculados a tu Google Calendar. Puedes crear un evento en segundos especificando el nombre, descripción, plataforma de videoconferencia, duración y disponibilidad semanal. Una vez programadas, las reuniones aparecen directamente en Google Calendar.

Funciones principales:

• Creación instantánea de eventos compartibles.
• Enlace de reserva fácil de compartir con los invitados.
• Integración con Google Calendar.
• Integración de plataformas de videoconferencia en el evento.
• Grabación y transcripción automática de reuniones.

Ventajas:

• Interfaz sin código y fácil de usar.
• Hace más sencilla la creación de eventos programados.
• Integración con Google Calendar.
• Más funciones en el plan gratuito.
• Grabación y transcripción de reuniones.

Precios:

• Gratis: 0 $ (páginas de reservas múltiples).
• Pro: 14,99 $/mes/usuario.
• Business: 29,99 $/mes/usuario.
• Enterprise: Personalizado.

5. Acuity Scheduling

Acuity Scheduling es un software de reservas online especialmente recomendado para pequeñas empresas y negocios de servicios.

Acuity Scheduling es una solución integral para la gestión de citas, automatización de procesos y cobros seguros. Permite definir tu disponibilidad para que los clientes reserven según tus condiciones. Además, puedes habilitar la reserva automática para que los clientes gestionen sus citas (reservar, reprogramar o cancelar) fácilmente. También envía recibos y recordatorios automáticos.

Funciones principales:

• Reserva de citas según tus condiciones.
• Automatización de todo el proceso de reserva.
• Formularios de captación de clientes para mejorar la interacción.
• Protección frente a ausencias mediante almacenamiento de tarjetas y depósitos seguros.
• Página de reservas personalizada con formularios de pago y captación.
• Integración con apps de terceros: Google Analytics, PayPal, Stripe, Zapier, etc.

Ventajas:

• Programación sencilla y automatizada.
• Recibos automáticos.
• Notificaciones recordatorias.
• Amplias integraciones.

Precios:

• Prueba gratuita: 7 días.
• Emerging: 20 $/mes (1 miembro del personal/ubicación).
• Growing: 34 $/mes (6 miembros del personal/ubicaciones).
• Powerhouse: 61 $/mes (36 miembros del personal/ubicaciones).
• Enterprise: Personalizado.

6. YouCanBookMe

Si buscas alternativas a Calendly ligeras, YouCanBookMe es una de las mejores opciones.

YouCanBookMe te permite crear una experiencia de reservas totalmente personalizada para tus clientes. Puedes crear y personalizar fácilmente la página de reservas, que estará disponible 24/7 para que los clientes gestionen sus citas (reservar, reprogramar o cancelar). Además, elimina tareas manuales como actualizaciones en el CRM, enlaces de vídeo automáticos, seguimiento de ausencias, recordatorios y seguimientos.

Funciones principales:

• Interfaz intuitiva para crear, personalizar y compartir páginas de reservas.
• Gestión autónoma de recordatorios, actualizaciones en el CRM, enlaces de vídeo, etc.
• Reservas múltiples en el mismo horario para eventos de equipo.
• Integración con Google Calendar, Gmail, Outlook, Zapier, Teams y más.

Ventajas:

• Páginas de reservas personalizables.
• Soporte de reservas 24/7.
• Actualización automática del CRM.
• Amplia compatibilidad con integraciones.

Precios:

• Gratis: 0 $ (1 calendario vinculado).
• De pago: 12 $/mes.

7. Appointy

Appointy es una de las alternativas gratuitas a Calendly más sencillas para pequeñas empresas.

Appointy es un software online de reservas que simplifica la gestión de citas. Permite crear páginas de reservas para que los clientes reserven en segundos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Si no tienes web, te ofrece un subdominio propio para crear tu página personalizada.

Funciones principales:

• Página de reservas personalizable.
• Definición de horarios tanto a nivel de servicio como de personal.
• Reservas de servicios consecutivos de forma ágil.
• Facilita reservas recurrentes.
• Pago anticipado total, parcial o fijo.
• Notificaciones automáticas por SMS/email.

Ventajas:

• Subdominios para páginas de reservas personalizadas.
• Multilingüe.
• Sincronización con Google Calendar.
• Panel de administración móvil.

Precios:

• Gratis: 0 $ (1 miembro del personal | 5 servicios).
• Growth: 29,99 $/mes (1 miembro del personal | servicios ilimitados).
• Professional: 59,99 $/mes (5 miembros del personal | servicios ilimitados).
• Enterprise: 99,99 $/mes (multisede).

8. SimplyBook.me

SimplyBook.me es un potente sistema de reservas online para empresas de servicios.

SimplyBook.me permite definir fácilmente los servicios y proveedores, establecer la disponibilidad y que los clientes reserven 24/7. Puedes crear una web de reservas optimizada para móviles o integrar el sistema en tu web actual. Además, acepta reservas desde Instagram, Facebook, Google y más. Ofrece aplicaciones dedicadas para clientes y administradores, lo que mejora la experiencia. Todo esto la convierte en una de las mejores alternativas a Calendly para empresas de servicios.

Funciones principales:

• Creación de webs de reservas personalizadas.
• Notificaciones de reservas a clientes y personal por SMS/email.
• Aplicaciones separadas para clientes y administradores.
• Acepta pagos online en varias plataformas.
• Integración con FreshBooks, Google My Business, Facebook, Instagram, etc.

Ventajas:

• Plataforma integral para reservas y cobros.
• Gestión de reservas 24/7.
• Acepta pagos.
• Amplias integraciones.

Precios:

• Gratis: 0 € (50 reservas/mes | 1 proveedor).
• Básico: 9,9 €/mes (100 reservas/mes | 5 proveedores).
• Estándar: 29,9 €/mes (500 reservas/mes | 15 proveedores).
• Premium: 59,9 €/mes (2.000 reservas/mes | 30 proveedores).

9. Setmore

Setmore destaca como una de las mejores alternativas gratuitas a Calendly, ya que es gratis hasta para 4 usuarios.

Setmore es un software de programación que ayuda a las empresas a organizar reservas online automatizadas 24/7, pagos, recordatorios y más. Permite crear páginas de reservas personalizadas con la imagen de tu empresa. Además, puedes añadir enlaces de videollamada de Google Meet o Zoom a las citas con un solo clic.

Funciones principales:

• Creación de páginas de reservas personalizadas.
• Reservas y pagos automatizados 24/7.
• Enlaces de videollamada de Google Meet o Zoom con un clic.
• Recordatorios personalizados por SMS o email.
• Aplicaciones dedicadas para ordenador y móviles iOS/Android.
• Integración con Google Calendar, Salesforce, Square, Instagram y más.

Ventajas:

• Gratis hasta 4 usuarios.
• Fácil de usar.
• Sincronización bidireccional de calendarios.
• Amplia gama de integraciones.

Precios:

• Gratis: 0 $ (4 usuarios | 200 citas/mes).
• Pro: 12 $/mes/usuario.
• Team: 9 $/mes/usuario.

10. Microsoft Bookings

Como su nombre indica, Microsoft Bookings es un software de gestión de citas desarrollado por Microsoft, incluido en los planes de Microsoft 365 para empresas.

Microsoft Bookings está diseñado para empresas, permitiendo mostrar la disponibilidad y que los clientes reserven fácilmente. Puedes personalizar los detalles de la cita, definir proveedores de servicios y requisitos de reserva. Se integra con el calendario de Microsoft 365 para evitar reservas duplicadas.

Funciones principales:

• Páginas de reservas personalizables.
• Genera un enlace de reunión de MS Teams para cada cita online.
• Integración con Outlook, Teams y otros productos de Microsoft 365.
• Recordatorios y notificaciones automáticas.
• Gestión ágil de reprogramaciones o cancelaciones.

Ventajas:

• Creación sencilla de páginas de reservas.
• Integración con apps de Microsoft 365.
• Gestión centralizada de los datos de clientes.

Precios:

• Microsoft 365 Business Basic: 7,2 $/usuario/mes.
• Microsoft 365 Business Standard: 15 $/usuario/mes.
• Microsoft 365 Business Premium: 26,4 $/usuario/mes.

11. Trafft

Trafft también es una alternativa a Calendly para automatizar la programación de citas con páginas de reservas personalizadas.

Trafft es un software online que muestra tu agenda, servicios y disponibilidad en páginas de reservas personalizadas, permitiendo a los clientes reservar al instante. Sincroniza tus calendarios de Google y Outlook para mostrar todas las citas en un solo lugar. Como otras alternativas a Calendly, envía recordatorios automáticos por WhatsApp, SMS o email.

Funciones principales:

• Creación de páginas de reservas personalizadas para citas 24/7.
• Gestión centralizada de los calendarios de todo el personal.
• Funciones de CRM integradas.
• Acepta pagos online.
• Sincronización con Google y Outlook.
• Recordatorios automáticos.
• Panel de analíticas.

Ventajas:

• Reservas online 24/7.
• Gestión de personal.
• CRM.
• Analítica.

Precios:

• Gratis: 0 $ (5 usuarios).
• Starter: 23,2 $/mes (10 usuarios).
• Scaling: 48,3 $/mes (15 usuarios).
• Enterprise: 250 $/mes (más de 50 usuarios).

12. Picktime

Cerramos la lista de alternativas a Calendly con Picktime , otra app de programación fácil de usar.

Picktime es una aplicación sencilla para la gestión de citas online. Permite crear una página de reservas, definir roles y compartirla con los clientes. Además, va más allá de la programación de citas, ya que también ayuda con pagos, facturación, informes, ventas, gestión de clientes y equipos.

Funciones principales:

• Creación instantánea de una página de reservas online con reglas personalizadas.
• Gestión de reservas de clases, incluyendo asistencia, facturas, lista de espera, etc.
• Integración de videollamadas con Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y más.
• Sincronización con los calendarios más habituales.
• Recordatorios automáticos a los clientes.
• Acepta pagos y genera facturas.
• Gestión de todos los recursos: salas, equipos, etc.

Ventajas:

• Fácil de usar.
• Gestión de equipos.
• Pagos y facturación.
• Gestión multisede.
• Informes y analítica.
• Económico.

Precios:

• Gratis: 0 $ (3 usuarios).
• Starter: 4 $/mes/usuario (3 usuarios).
• Pro: 3 $/mes/usuario (10 usuarios).

Parte 3. Cómo automatizar las citas de tu empresa con chatbots de IA

Además de utilizar los software anteriores, existe una forma aún más moderna de automatizar las citas en tu empresa: los chatbots impulsados por IA.

En pocas palabras, un chatbot con IA actúa como un asistente virtual que interactúa con los clientes de forma natural y les ayuda a reservar citas. Por ejemplo, GPTBots.ai es la plataforma líder para crear chatbots de IA.

GPTBots.ai es una plataforma sin código que permite crear chatbots de IA fácilmente. Con GPTBots.ai puedes crear un chatbot que interactúe con los clientes, entienda sus consultas y les ayude a reservar citas. Puedes integrar el chatbot en tu web o en otras plataformas como Calendly, WhatsApp, Discord, Zapier, entre otras, y automatizar el proceso de reservas.

Observa el siguiente ejemplo de chatbot de IA de SmileBright, desarrollado con GPTBots.ai. El cliente solo tuvo que escribir en el chat para solicitar una cita y el chatbot la programó al instante. Así, en lugar de crear páginas de reservas, puedes crear y entrenar un chatbot para gestionar las citas de forma eficaz.

En definitiva, GPTBots.ai es una plataforma ideal para crear un chatbot de IA completo que no solo automatiza las reservas, sino que también mejora la atención al cliente.

Descubre más sobre GPTBots y haz crecer tu negocio de forma sencilla.

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Conclusiones

Calendly es un software de gestión de citas online muy conocido, pero no es el único del mercado. En este artículo hemos analizado 12 alternativas a Calendly que ofrecen funcionalidades similares o incluso superiores. Ahora la elección es tuya: selecciona la alternativa de Calendly que mejor se adapte a tus necesidades.

Sin embargo, si buscas una ventaja competitiva, los chatbots de IA son una opción aún mejor en 2025. Un chatbot de IA puede ayudar a los clientes a reservar citas mediante conversaciones naturales y, además, resolver sus dudas de atención al cliente. ¿Por qué no ofrecer una experiencia más moderna? Regístrate en GPTBots.ai, crear tu primer chatbot en unos clics y ofrecer a tus clientes una experiencia de reservas automatizada y eficiente.

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