ระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI

ทุกวันนี้ เพียงประสบการณ์ที่ไม่ดีแค่ครั้งเดียวก็ทำให้ 50% ของลูกค้าเปลี่ยนไปใช้บริการคู่แข่ง นอกจากนี้ ประสบการณ์ที่ไม่ดีเพียง 1 ครั้ง เทียบเท่ากับ ประสบการณ์ที่ดีถึง 12 ครั้ง

ในสถานการณ์แบบนี้ ธุรกิจต้องพยายามหาสมดุลระหว่างความพึงพอใจของลูกค้าและข้อจำกัดด้านงบประมาณ แล้วทางออกคืออะไร?

ตรงนี้เองที่ระบบ Ticket อัตโนมัติเข้ามามีบทบาท

ระบบ AI Ticketing ไม่เพียงช่วยให้การจัดการ Ticket เป็นอัตโนมัติ แต่ยังช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและปรับปรุงสถานะทางการเงินขององค์กรได้อีกด้วย ในคู่มือนี้ เราจะพาคุณเจาะลึกเรื่องระบบ Ticket อัตโนมัติ ตั้งแต่หลักการทำงาน ข้อดี และตัวอย่างการใช้งาน พร้อมเรียนรู้วิธีสร้างระบบ AI Ticketing โดยไม่ต้องเขียนโค้ด

ระบบ Ticket อัตโนมัติและ AI Ticketing คืออะไร?

ทุกครั้งที่ลูกค้ามีคำถามหรือปัญหา จะมีการสร้าง Ticket เพื่อบันทึกรายละเอียดสำคัญต่าง ๆ ข้อมูล Ticket เหล่านี้ช่วยให้เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าทราบถึงปัญหาและสามารถวางแผนหรือดำเนินการแก้ไขได้อย่างเหมาะสม

ระบบ Ticket อัตโนมัติ คือวิธีสร้างและจัดการ Ticket แบบอัจฉริยะและอัตโนมัติ โดยไม่ต้องพึ่งพาการดำเนินการของมนุษย์ในการสร้างหรือจัดลำดับความสำคัญของ Ticket

ระบบ AI Ticketing คือโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ใช้เทคโนโลยี Artificial Intelligence และ Machine Learning เพื่อทำให้การจัดการและแก้ไข Ticket การสนับสนุนลูกค้าเป็นอัตโนมัติ ไม่เพียงแค่จัดลำดับความสำคัญและส่ง Ticket ไปยังเจ้าหน้าที่หรือทีมที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังมีตัวเลือกบริการตนเองให้ลูกค้าด้วย

ตัวอย่างเช่น ระบบ AI Ticketing อาจมี chatbot ให้ลูกค้าอธิบายปัญหา หาก chatbot ได้รับการฝึกฝนมาให้แก้ไขปัญหานั้นได้ ก็จะช่วยแนะนำและแก้ไขปัญหาให้ลูกค้าโดยไม่ต้องสร้าง Ticket ใหม่ สำหรับปัญหาที่ซับซ้อน ระบบจะสร้างและจัดลำดับ Ticket อัตโนมัติ รวมถึงมอบหมายให้ทีมที่เกี่ยวข้อง

สรุปคือ ระบบ Ticket อัตโนมัติด้วย AI สามารถรับมือกับคำถามและปัญหาของลูกค้าได้โดยไม่ต้องให้เจ้าหน้าที่ทำงานซ้ำซาก

ข้อดีของระบบ Ticket อัตโนมัติด้วย AI

ระบบ Ticket อัตโนมัติด้วย AI มีข้อดีมากมาย เช่น

• เพิ่มความแม่นยำในการจัดการ Ticket: การใช้ NLP และ ML ช่วยตีความปัญหาของลูกค้าได้แม่นยำ ลดข้อผิดพลาดจากการจัดหมวดหมู่หรือสร้าง Ticket ผิด
• เพิ่มประสิทธิภาพทีม: ทีมงานจะมีเวลาทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้น แทนที่จะต้องเสียเวลากับงานซ้ำ ๆ หรือการแก้ไขปัญหาทั่วไป
• เข้าถึงได้ตลอด 24 ชั่วโมง: ลูกค้าสามารถสอบถามหรือสร้าง Ticket ได้ตลอดเวลา ไม่จำกัดช่วงเวลา
• ลดเวลาการแก้ไขปัญหา: เมื่อระบบสามารถแก้ไขปัญหาทั่วไปได้เอง และจัดลำดับ Ticket อื่น ๆ อย่างชาญฉลาด จะช่วยให้แก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้น
• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า: ลูกค้ารู้สึกได้รับความใส่ใจและได้รับการตอบสนองที่ดีขึ้น ส่งผลให้เกิดความพึงพอใจและความภักดีต่อแบรนด์
• ประหยัดต้นทุน: องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายจากกระบวนการอัตโนมัติ เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน และลดการใช้ทรัพยากรภายใน

โดยรวมแล้ว ระบบ Ticket อัตโนมัติด้วย AI ถือเป็นตัวเปลี่ยนเกมที่จะยกระดับงานบริการลูกค้าให้ตอบโจทย์ความคาดหวังของลูกค้ายุคใหม่

ตัวอย่างการใช้งานระบบ Ticket อัตโนมัติด้วย AI

ปัจจุบันหลายธุรกิจเริ่มนำระบบ Ticket อัตโนมัติด้วย AI มาใช้ในงานบริการลูกค้า โดยเฉพาะ chatbot AI เช่น Payoneer ซึ่งเป็นองค์กรด้านบริการการเงินที่ช่วยให้ผู้ใช้ทั่วโลกสร้างบัญชีเสมือนและโอนเงินได้ โดยมี chatbot AI ที่ตอบคำถามทั่วไปของลูกค้าได้เอง และสามารถเปลี่ยนการสนทนาไปยังเจ้าหน้าที่สำหรับปัญหาที่ซับซ้อนได้

ตัวอย่างการใช้งานหลักของระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI มีดังนี้:

• ฝ่าย IT Support: เนื่องจากปัญหา IT เกิดขึ้นในเกือบทุกองค์กร ระบบ AI Ticketing สามารถช่วยแก้ไขปัญหา IT ที่พบบ่อยโดยอัตโนมัติ ช่วยให้ทีม IT จัดลำดับความสำคัญของ Ticket และลดเวลาตอบกลับ
  
• ประกันภัย: ทีมบริการลูกค้าในธุรกิจประกันภัยต้องรับมือกับคำถามซ้ำ ๆ จากลูกค้าหลายราย ระบบ AI Ticketing เช่น chatbot สามารถช่วยลดคำถามที่ซ้ำซ้อน พร้อมจัดหมวดหมู่และลำดับความสำคัญของ Ticket ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  
• ธุรกิจท่องเที่ยวและโรงแรม: ในธุรกิจท่องเที่ยวและโรงแรม มักได้รับสายโทรศัพท์และอีเมลเกี่ยวกับการจองหรือจัดการแผนการเดินทางอยู่เสมอ ระบบ AI Ticketing สามารถช่วยลดภาระเหล่านี้โดยให้ลูกค้าใช้บริการด้วยตนเอง
  
• การศึกษา: สถาบันการศึกษามักได้รับอีเมลจากนักศึกษาเกี่ยวกับการสมัครเรียน ตารางเรียน ฯลฯ ระบบ AI Ticketing สามารถตอบคำถามเหล่านี้โดยอัตโนมัติ
  
• อีคอมเมิร์ซ: ในธุรกิจอีคอมเมิร์ซ ลูกค้ามักสอบถามสถานะคำสั่งซื้อและการคืนสินค้า ระบบ AI Ticketing สามารถให้ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์และตอบกลับโดยอัตโนมัติสำหรับคำถามเหล่านี้
  

สรุปแล้ว ระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI สามารถนำไปใช้ได้หลากหลาย ไม่ว่าทีมบริการลูกค้าจะอยู่ที่ใด ระบบนี้ก็ช่วยให้การจัดการ Ticket มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI ทำงานอย่างไร?

มีเทคโนโลยีหลายอย่างที่อยู่เบื้องหลังระบบ AI Ticketing โดยเฉพาะการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) และการเรียนรู้ของเครื่อง (ML)

การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) ช่วยให้ระบบเข้าใจและตีความคำถามจากลูกค้า จากนั้น Machine Learning จะช่วยจัดหมวดหมู่ ลำดับความสำคัญของ Ticket และส่งต่อไปยังทีมที่เหมาะสม

นอกจากนี้ ระบบ AI Ticketing ยังมีฐานข้อมูลความรู้ (Knowledge Base) ซึ่งประกอบด้วย FAQ คู่มือแก้ไขปัญหา ฯลฯ ระบบสามารถดึงข้อมูลเหล่านี้มาตอบลูกค้าเมื่อมีคำถามที่คล้ายกัน

หลักการทำงานทั่วไปของระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI มีดังนี้:

• ลูกค้าใช้ chatbot เพื่อสอบถามปัญหา
• ระบบ AI จะตีความคำถามโดยใช้ NLP
• ระบบ AI อาจดึงข้อมูลจากฐานความรู้เพื่อตอบคำถามหรือแก้ไขปัญหา
• หากจำเป็นต้องสร้าง Ticket ระบบจะสร้าง Ticket และใช้ Machine Learning ในการจัดหมวดหมู่ ลำดับความสำคัญ และส่งต่อ Ticket ไปยังทีมที่เกี่ยวข้อง

ด้วยวิธีนี้ ระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI สามารถบริหารจัดการ Ticket ได้อย่างอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพสูง

ทำไมระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI จึงสำคัญ?

หากจะกล่าวว่าระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจ ก็ไม่ผิดนัก ปัจจัยหลักที่เน้นย้ำความสำคัญของระบบนี้ ได้แก่:

• สร้างและจัดหมวดหมู่ Ticket แบบอัตโนมัติ
• จัดลำดับความสำคัญของ Ticket ด่วนโดยอัตโนมัติ
• มอบหมาย Ticket ให้กับ Agent หรือทีมที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
• แจ้งเตือนและส่งสัญญาณเตือนอัตโนมัติ

ปัจจัยข้างต้นเพียงพอที่จะพิสูจน์ว่าระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI สามารถทำให้กระบวนการซัพพอร์ตเป็นอัตโนมัติทั้งระบบ ช่วยประหยัดเวลาและต้นทุนได้อย่างมาก อย่างไรก็ตาม ยังมีจุดเด่นเฉพาะของการนำระบบนี้มาใช้ดังนี้:

1. การบริการตนเองด้วย AI

40% ของลูกค้าปัจจุบันชื่นชอบการบริการตนเองมากกว่าการติดต่อกับเจ้าหน้าที่ ระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI สามารถตอบโจทย์ข้อนี้ได้อย่างตรงจุด ด้วย chatbot ลูกค้าสามารถค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาด้วยตนเอง เช่น เมื่อต้องการเช็คสถานะคำสั่งซื้อหรือเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าบัญชี chatbot จะสามารถแนะนำขั้นตอนที่ถูกต้องให้ได้

แนวทางนี้ช่วยแก้ไขปัญหาจำนวนมากโดยไม่ต้องสร้าง Ticket ใหม่ และเปิดโอกาสให้เจ้าหน้าที่ซัพพอร์ตได้โฟกัสกับเคสที่ซับซ้อนเท่านั้น

2. การซัพพอร์ตแบบ Omnichannel

ระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI มอบประสบการณ์ซัพพอร์ตแบบ Omnichannel ให้กับลูกค้า ลูกค้าสามารถติดต่อผ่านหลายช่องทาง เช่น เว็บไซต์ อีเมล โซเชียลมีเดีย โทรศัพท์ และแพลตฟอร์มอื่น ๆ โดยระบบจะรวมทุกการสนทนาไว้ในแพลตฟอร์มเดียวกันอย่างเป็นศูนย์กลาง ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยให้การจัดการ Ticket เป็นอัตโนมัติ แต่ยังสามารถเข้าถึงทุกการสนทนาได้จากจุดเดียว

3. ขยายขีดความสามารถ Helpdesk ได้ง่าย

เมื่อธุรกิจเติบโต ความต้องการซัพพอร์ตลูกค้าก็เพิ่มขึ้น ต่างจากระบบ Ticket แบบแมนนวลที่ต้องใช้คนและทรัพยากรเพิ่ม ระบบอัตโนมัติด้วย AI สามารถรองรับปริมาณคำถามที่มากขึ้นได้โดยไม่ต้องเพิ่มต้นทุน

4. รายงานขั้นสูง

ระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI ยังมีฟีเจอร์รายงานและวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับคำถามที่พบบ่อย ปริมาณ Ticket เวลาตอบกลับ อัตราการแก้ไขปัญหา และอื่น ๆ ซึ่งช่วยประเมินประสิทธิภาพการให้บริการลูกค้าและตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้จากข้อมูลจริง

วิธีสร้างระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI ที่ปรับแต่งได้ตามต้องการ

การสร้างระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI ที่ตอบโจทย์ความต้องการเฉพาะของธุรกิจคุณ ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน ด้วย GPTBots และคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านโซลูชัน คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติที่แข็งแกร่งและเชื่อมต่อกับเวิร์กโฟลว์ของคุณได้อย่างไร้รอยต่อ—โดยไม่ต้องมีทักษะการเขียนโค้ด

GPTBots นำเสนอแพลตฟอร์มบนเว็บสำหรับสร้างโซลูชันธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วย AI และปรับแต่งได้สูง ด้วยเครื่องมือสร้าง chatbot แบบ Visual ที่ใช้งานง่าย คุณสามารถออกแบบ chatbot AI ที่ตอบคำถามลูกค้าได้อัตโนมัติสูงสุดถึง 95% และสร้าง Ticket ได้อย่างง่ายดาย พร้อมทั้งได้รับการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญด้านโซลูชันในการตั้งค่า chatbot ให้สอดคล้องกับฐานความรู้ขององค์กรและมาตรฐานแบรนด์ของคุณ เมื่อพร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถนำ chatbot ไปใช้งานในช่องทางที่ต้องการ เพื่ออัตโนมัติการซัพพอร์ตลูกค้าและกระบวนการจัดการ Ticket ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้เพื่อสร้างระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติแบบ chatbot ด้วย GPTBots:

ขั้นตอนที่ 1. ไปที่เว็บไซต์ GPTBots.ai และสมัครสมาชิก จากนั้นคลิก "Agent ใหม่" > เลือก "สร้างจากแบบว่างเปล่า" หรือเลือกเทมเพลตที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 2. ในหน้าต่าง Agent Settings ให้ตั้งค่าต่าง ๆ ของ Agent เช่น เลือก LLM model, รูปแบบการตอบกลับ, การจัดสรร context และอื่น ๆ โดยเฉพาะในส่วน "คำแนะนำตัวตน" (Identity Prompt) กรุณาระบุรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับภารกิจ ทักษะ และบทบาทของ chatbot ให้ครบถ้วน

ขั้นตอนที่ 3. เพื่อฝึกสอน chatbot ให้ไปที่ Knowledge Base > เอกสาร และอัปโหลดไฟล์ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 4. เมื่อฝึกสอน Agent เสร็จแล้ว ให้เข้าโหมด "แก้ไขข้อบกพร่อง" เพื่อทดสอบประสิทธิภาพของ bot คุณสามารถใช้ไอคอน "ฝึก" เพื่ออัปเดตการตอบกลับของ bot ได้ตามต้องการ

ขั้นตอนที่ 5. สุดท้าย กรุณานำ chatbot ไปเชื่อมต่อกับช่องทางที่คุณต้องการ โดยไปที่แท็บ "การผสานรวม" เลือกแพลตฟอร์ม และทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ

เพียงเท่านี้! คุณก็สามารถสร้าง chatbot AI แบบสมบูรณ์ด้วยวิธีคลิกง่าย ๆ ผ่าน GPTBots ได้แล้ว

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI

Q1. การตั้งค่าระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI ยากไหม?

การตั้งค่าระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI นั้นง่ายกว่าที่คิด โดยเฉพาะกับแพลตฟอร์มอย่าง GPTBots ที่มีอินเทอร์เฟซแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและมีทีมวิศวกรคอยช่วยเหลือ ธุรกิจสามารถปรับแต่งระบบ ticket ให้เหมาะสมกับความต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคขั้นสูง

Q2. API ในระบบจัดการ Ticket คืออะไร?

API (Application Programming Interface) ในระบบจัดการ Ticket คือเครื่องมือที่ช่วยให้ระบบสามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลและทำงานอัตโนมัติได้อย่างราบรื่น การเชื่อมต่อ API ช่วยให้ระบบ ticket สื่อสารและแชร์ข้อมูลกับระบบ CRM, ERP และเครื่องมือธุรกิจอื่น ๆ ได้ เพิ่มความสามารถในการทำงานร่วมกัน

Q3. AI ช่วยให้การจัดหมวดหมู่ Ticket แม่นยำได้อย่างไร?

ระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI ใช้เทคโนโลยีประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) และอัลกอริทึม machine learning เพื่อวิเคราะห์และจัดหมวดหมู่คำถามของลูกค้าอย่างแม่นยำ โดยการวิเคราะห์ข้อความและค้นหารูปแบบ AI จะช่วยจัดลำดับความสำคัญและลดข้อผิดพลาดในการจัดประเภท Ticket ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Q4. ระบบจัดการ Ticket อัตโนมัติด้วย AI รับมือกับคำถามซับซ้อนได้หรือไม่?

แม้ระบบ AI จะจัดการกับคำถามทั่วไปได้ดี แต่หากพบปัญหาซับซ้อนหรือกรณีที่ต้องการความละเอียดอ่อน ระบบจะส่งต่อให้เจ้าหน้าที่มนุษย์ทันที หลายระบบใช้ chatbot เพื่อให้คำตอบเบื้องต้น และหากตรวจพบว่าต้องการความช่วยเหลือขั้นสูง จะสร้างและมอบหมาย Ticket ไปยังทีมที่เหมาะสมต่อไป

สรุป

ระบบ chatbot AI แบบกำหนดเองสำหรับการจัดการ Ticket อัตโนมัติ เป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพในการรองรับความต้องการบริการลูกค้าที่เพิ่มขึ้น ด้วยการนำระบบจัดการ Ticket ที่ขับเคลื่อนด้วย AI มาใช้ ธุรกิจสามารถปรับกระบวนการแก้ไขปัญหาที่พบบ่อยให้รวดเร็วขึ้น และยกระดับการจัดการ Ticket ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วย GPTBots คุณจะได้รับแพลตฟอร์มที่เหมาะสมสำหรับสร้างแอปพลิเคชัน AI ที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการ เพื่ออัตโนมัติการสนับสนุน ปรับปรุงความรวดเร็วในการตอบกลับ และยกระดับความพึงพอใจของลูกค้า โปรดเปิดรับพลังของ chatbot AI แบบกำหนดเองเพื่อเปลี่ยนแปลงระบบสนับสนุนของคุณตั้งแต่วันนี้

ปรับแต่งผู้ช่วย Ticket