Francisco Pérez
Actulaizado:2026-01-09
¿Sabías que, de media, un abogado en EE. UU. factura 2,6 horas de trabajo facturable al día? Esto significa que el índice de utilización de un abogado es del 33% en una jornada laboral de 8 horas. ¿Por qué sucede esto?
Los abogados siguen ocupados con numerosas tareas administrativas diarias no facturables, lo que les impide dedicar más tiempo a actividades facturables para sus clientes. Sin embargo, hoy existe una solución: los programas de automatización de flujos de trabajo jurídicos.
Imagina un sistema automatizado capaz de interactuar con potenciales clientes, concertar citas, gestionar la documentación rutinaria, enviar correos electrónicos personalizados, controlar agendas y mucho más. Así, los despachos pueden aumentar sus horas facturables y dedicar más tiempo a estrategias para hacer crecer su negocio. Todo esto es posible gracias a la automatización de procesos legales.
En esta guía, te presentamos las seis mejores herramientas de automatización legal que los despachos pueden utilizar para incrementar su eficiencia.
Parte 1: ¿Qué es la automatización de flujos de trabajo legales?
Un flujo de trabajo es una secuencia de procesos por los que pasa un trabajo desde el inicio hasta su finalización. En el ámbito legal, un flujo de trabajo implica un conjunto estructurado de tareas o acciones para gestionar un asunto legal desde la prospección del cliente hasta su resolución.
Atendiendo a ambas definiciones, la automatización de flujos de trabajo legales se puede definir como el proceso de automatizar los flujos de trabajo rutinarios en el sector jurídico. La automatización ahorra horas en tareas administrativas y permite a los abogados centrarse en cuestiones más estratégicas. Puede encargarse de:
- Gestión de agendas y programación
- Creación de documentos
- Facturación
- Comunicación
- Gestión de casos
- Y mucho más.
Por ejemplo, cuando un nuevo cliente contacta con el despacho, la automatización puede enviar automáticamente un mensaje de confirmación para informar de que su solicitud ha sido recibida y será atendida en breve. Además, el sistema puede registrar los datos del cliente en la base de datos y asignar automáticamente a la persona responsable de atenderle.
En definitiva, la automatización de flujos de trabajo legales es clave para reducir la carga administrativa y permitir que los abogados aumenten sus horas facturables.
Parte 2: 6 mejores programas para la automatización de flujos de trabajo legales en 2026
Existen muchas herramientas de automatización legal para despachos. Por tanto, lo importante es elegir aquellas que realmente aporten valor. A continuación, hemos seleccionado seis de los mejores programas de automatización de flujos de trabajo jurídicos que te ayudarán a mejorar la eficiencia:
1. Smokeball
Smokeball es un programa de automatización de flujos de trabajo legales que mantiene a todo el equipo alineado mediante flujos de trabajo automáticos. Facilita la gestión de tareas, recordatorios y documentos.
Smokeball ofrece flujos de trabajo preconfigurados y personalizables para gestionar eficazmente las actividades legales. Sus principales características son:
- Asignar tareas junto con los documentos y correos relacionados
- Establecer recordatorios de tareas
- Automatizar la creación y gestión de documentos
- Resumen diario para mantener la organización
- Transparencia total sobre la productividad del equipo
- Gestión de facturación y pagos
Precios: Cuatro planes (Bill, Boost, Grow y Prosper+) con precios personalizados.
Ideal para: Asignación de tareas, facturación, organización y recordatorios.
Casos de uso: Para abogados independientes y despachos pequeños y medianos.
2. MyCase
MyCase es otro excelente programa de automatización legal que ayuda a los abogados a automatizar flujos de trabajo. Permite automatizar tareas repetitivas configurando activadores para crear tareas, eventos o documentos. Además, facilita la creación de plantillas predefinidas para tareas y documentos habituales.
Las principales funciones de MyCase son:
- Crear flujos de trabajo y activadores para automatizar tareas
- Reducir el trabajo administrativo redundante
- Registro de tiempos y control de gastos
- Generar documentos de casos con la información adecuada
- Crear formularios de prospección para eliminar la introducción manual de datos
En definitiva, MyCase permite a los despachos automatizar tareas repetitivas con activadores y centrarse más en los clientes y el crecimiento del negocio.
Precios: Basic: 49$/mes, Pro: 89$/mes, Advanced: 109$/mes.
Ideal para: Automatizar tareas repetitivas con activadores.
Casos de uso: Para abogados independientes y despachos pequeños y medianos.
3. Checkbox
Checkbox es un potente programa de automatización legal que busca automatizar los flujos de trabajo desde la prospección del cliente hasta la resolución. Permite a los despachos crear una plataforma de autoservicio para empleados y usuarios.
Con Checkbox, puedes crear herramientas automatizadas a medida, como generadores de documentos, asistencia 24/7 al cliente y mucho más. Además, se integra con Salesforce, Teams, Slack y otras plataformas para cubrir las necesidades de los usuarios.
Las principales funciones de Checkbox son:
- Crear flujos de trabajo automatizados para distintas necesidades
- Recepción de clientes por correo electrónico para asistencia inmediata
- Paneles y análisis para visualizar métricas clave
Precios: Personalizados según necesidades.
Casos de uso: Para abogados independientes y despachos pequeños y medianos.
4. Clio
Clio es un software de gestión de casos en la nube que ofrece soluciones integrales para gestionar casi todas las actividades legales. Dispone de una amplia gama de herramientas para automatizar flujos de trabajo relacionados con la gestión de casos y documentos, control de tiempos, facturación, interacción con clientes y mucho más.
Clio es la solución definitiva para que los abogados hagan crecer sus despachos de forma eficaz y rentable. Sus principales características son:
- Enviar facturas y cobrar fácilmente
- Prospección inteligente de clientes y programación de consultas sin complicaciones
- Gestión de documentos en la nube desde cualquier lugar
- Calendario avanzado con recordatorios de vencimientos
- Integración con herramientas como Gmail, Outlook, Zoom, Dropbox, etc.
En conclusión, Clio simplifica todos los aspectos del despacho, desde la facturación hasta la comunicación y la gestión documental.
Precios: EasyStart: 49$/mes/usuario, Essentials: 89$/mes/usuario, Advanced: 129$/mes/usuario, Complete: 159$/mes/usuario.
Ideal para: Gestión de casos, facturación y gestión documental.
Casos de uso: Para despachos de cualquier tamaño que deseen automatizar tareas administrativas.
5. Centerbase
Centerbase es un programa moderno de automatización legal que ayuda a los abogados a completar tareas más rápido. Es una herramienta en la nube para facturación, contabilidad y gestión de despachos. Permite crear flujos de trabajo automáticos que se ejecutan automáticamente o mediante activadores, como crear un registro, enviar un correo, programar una cita, etc.
Las principales funciones de Centerbase son:
- Automatizar tareas administrativas como la facturación y la programación de citas
- Prospección automática de clientes rellenando sus datos automáticamente
- Generar documentos para casos concretos
- Enviar recordatorios de facturas de forma automática
En definitiva, Centerbase ayuda a mejorar la eficiencia y reducir errores humanos mediante flujos de trabajo automáticos personalizados.
Precios: Personalizados.
- EasyStart: 49$/mes/usuario
- Essentials: 89$/mes/usuario
- Advanced: 129$/mes/usuario
- Complete: 159$/mes/usuario
Ideal para: Automatizar actividades legales diarias como facturación, generación de documentos y programación.
Casos de uso: Para abogados independientes y despachos pequeños y medianos.
6. Thomson Reuters
Thomson Reuters ofrece soluciones de software para la automatización de flujos de trabajo legales adaptadas a distintas necesidades. En concreto, dispone de dos herramientas principales: C-Track y Judicial Chambers.
C-Track es un sistema web para gestionar flujos de trabajo judiciales. Ayuda a quienes tramitan casos, presiden vistas, introducen datos, interactúan habitualmente con los tribunales, dan soporte tecnológico, etc. C-Track se adapta fácilmente a los procesos y normativas de cada juzgado.
Judicial Chambers facilita la gestión del flujo de trabajo judicial. Permite la redacción, colaboración e investigación jurídica para el personal de los juzgados y los jueces. Pueden redactar autos, determinar sentencias y mucho más. Ayuda a gestionar el aumento de la carga de trabajo mediante flujos de trabajo automáticos.
Precios: Planes personalizados.
Ideal para: Gestión de procesos en juzgados y tribunales.
Casos de uso: C-Track es ideal para juzgados y Judicial Chambers para personal de sala y jueces.
Parte 3: Cómo crear un chatbot legal con IA
El 74% de los usuarios legales visita la web de un despacho antes de dar el primer paso. Normalmente, tienen dudas que quieren resolver al instante antes de concertar una cita. Para ello, un chatbot legal con IA puede ser de gran utilidad.
Un chatbot legal con IA puede interactuar con los clientes de manera natural y responder a sus consultas de forma autónoma con datos previamente entrenados. Así, los clientes obtienen soporte inmediato y disponible 24/7.
Para crear un chatbot legal con IA, necesitas una plataforma fiable. GPTBots es el mejor creador de chatbots legales con IA, que ofrece una plataforma sin código para crear chatbots personalizados. También puedes usar sus plantillas prediseñadas para crear rápidamente un chatbot para atención al cliente, captación de leads y mucho más. Además, permite entrenar el chatbot con los datos de tu despacho y luego publicarlo e integrarlo en múltiples plataformas.
Sigue estos pasos para crear un chatbot legal con IA:
Paso 1: Acceder a GPTBots.ai y registrarse. Hacer clic en “Nuevo bot”, seleccionar una plantilla o elegir “Crear desde cero”.
Paso 2: En el panel de configuración, ajustar los parámetros del bot como el modelo LLM, longitud y formato de respuesta, mensaje de identidad, etc.
Paso 3: Entrenar el bot. Ir a Conocimiento > Documentos y subir toda la información relevante sobre tu despacho para entrenar al bot.
Paso 4: Para ampliar las capacidades del bot con plugins (agenda, vídeo, etc.), acceder al panel de configuración > Añadir herramientas > seleccionar los plugins deseados.
Paso 5: Una vez finalizada la creación del chatbot, utilizar el modo Deburar para probar y mejorar su funcionamiento.
Paso 6: Por último, acceder a la pestaña "Integración" y seguir las instrucciones en pantalla para publicar el chatbot en el canal que prefieras.
Así, GPTBots ofrece una solución basada en clics para crear un chatbot legal con IA en cuestión de minutos.
Parte 4: Preguntas frecuentes sobre la automatización de flujos de trabajo legales
P1: ¿Cuál es un ejemplo de automatización de flujos de trabajo legales?
Un ejemplo habitual es la automatización de la facturación, donde la herramienta genera facturas, las envía a los clientes y avisa sobre pagos atrasados.
P2: ¿Puede la automatización legal integrarse con sistemas existentes?
Sí, la automatización legal puede integrarse con sistemas existentes como Salesforce, Teams, Slack, entre otros. Es importante elegir el software adecuado para habilitar estas integraciones.
P3: ¿Qué riesgos de seguridad existen con el software de automatización legal?
Los principales riesgos son el acceso no autorizado a información confidencial de clientes, ya sea por fallos de seguridad o errores humanos.
P4: ¿Cuáles son las desventajas de la automatización de flujos de trabajo legales?
Algunas desventajas son la alta inversión inicial y la integración, que puede requerir tiempo. También puede haber una falta de interacción personalizada y otros aspectos a considerar.
Conclusiones
El software de automatización de flujos de trabajo legales es la solución ideal para abogados y despachos que buscan estabilidad operativa y aumentar las horas facturables. Arriba hemos analizado algunas de las mejores herramientas de automatización legal que puedes considerar para tu despacho. Además, es igualmente importante integrar un chatbot legal con IA que ofrezca atención personalizada y disponible 24/7. ¿Vas a dejar que la competencia atraiga a tus potenciales clientes?
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