Francisco Pérez
Actulaizado:2025-08-28
La incorporación con IA se ha convertido en un elemento clave para impulsar el compromiso de las personas empleadas y la satisfacción de la clientela, gracias a procesos de incorporación personalizados desde el primer día.
Una experiencia de incorporación eficaz es la base del crecimiento a largo plazo, ya que incrementa el compromiso de las personas empleadas en el trabajo en un 89 % y la retención en un 82 %. Del mismo modo, una experiencia de incorporación estructurada para la clientela genera un 63 % de aumento interanual en la satisfacción del cliente.
Actualmente existen numerosas herramientas potentes que agilizan los procesos de incorporación, pero la incorporación con IA está transformando por completo la experiencia. La incorporación con IA hace referencia al uso de tecnología de inteligencia artificial para automatizar tareas de incorporación. Puede encargarse de procesos administrativos repetitivos, personalizar la formación y la comunicación, ofrecer asistencia mediante chatbots y mucho más.
En esta guía, analizamos en detalle cómo la incorporación con IA mejora los procesos de incorporación de empleados, clientes y equipos de ventas. Además, revisamos las principales herramientas de incorporación con IA para ayudarte a dar tus primeros pasos.
IA en la incorporación de empleados
7 de cada 10 personas empleadas permanecen más de 3 años tras una experiencia de incorporación positiva. Veamos ahora cómo contribuye la IA a la incorporación de empleados.
¿Qué es la IA en la incorporación de empleados?
La IA en la incorporación de empleados utiliza tecnologías inteligentes para simplificar el proceso de selección e integración de nuevas incorporaciones. Automatiza tareas repetitivas y permite a RR. HH. dedicar más tiempo a las relaciones humanas.
¿Qué ofrece la IA en la incorporación de empleados?
- Automatización de tareas administrativas: la IA automatiza el papeleo, la creación de cuentas y otras tareas administrativas rutinarias para ahorrar tiempo a RR. HH. y agilizar la integración.
- Procesos de incorporación personalizados: la IA puede analizar el perfil de la persona empleada para extraer información clave sobre sus competencias y áreas de mejora. A continuación, le proporciona materiales formativos y cursos adaptados.
- Chatbot para asistencia 24/7: las nuevas incorporaciones disponen de chatbots impulsados por IA que resuelven sus dudas al instante y realizan tareas básicas sin intervención de RR. HH., como consultar días de vacaciones, actualizar datos personales, etc.
- Análisis de feedback y datos: la IA recopila y analiza el feedback de las nuevas incorporaciones para detectar puntos de fricción y áreas de mejora en el proceso de incorporación.
- Predicción para la retención: la IA analiza patrones de datos para anticipar qué personas empleadas pueden necesitar apoyo, garantizando así una mayor retención y satisfacción laboral. De hecho, las herramientas de IA han supuesto un 29 % de incremento en la retención de nuevas incorporaciones durante el primer año.
- Integración fluida: las herramientas de incorporación con IA se integran con otros sistemas empresariales (nóminas, beneficios, etc.) para crear un ecosistema de bienvenida sin obstáculos.
Ventajas de la IA en la incorporación de empleados
Cada interacción que tienen las nuevas incorporaciones con tu organización influye en su compromiso y permanencia en el puesto. La incorporación con IA reduce las incomodidades habituales en las primeras etapas y favorece una relación positiva entre la persona empleada y la empresa.
Las principales ventajas de la incorporación con IA en empleados son:
- Automatiza tareas administrativas repetitivas y reduce errores.
- Acelera la preparación de las nuevas incorporaciones con recursos específicos y sin demoras innecesarias.
- Garantiza que cada nueva incorporación reciba una experiencia personalizada.
- Ofrece a los responsables una visión clara del progreso en el proceso de incorporación.
- Permite el acceso a la información en cualquier momento para las nuevas incorporaciones.
- Mejora los índices de compromiso y retención de las nuevas personas empleadas.
- Ahorro anual de unos 21.000 dólares por incorporación.
En definitiva, la incorporación con IA elimina el papeleo tradicional y los procesos estandarizados, sustituyéndolos por experiencias personalizadas e inteligentes para las nuevas incorporaciones.
IA en la incorporación de clientes
¿Sabías que el 63 % de los clientes tiene en cuenta el periodo de incorporación antes de decidirse a comprar un producto o suscribirse a un servicio? Una experiencia de incorporación fluida genera relaciones duraderas y una mayor satisfacción.
¿Qué es la IA en la incorporación de clientes?
La incorporación con IA de clientes utiliza tecnologías inteligentes para automatizar y personalizar el proceso de integración de nuevos clientes en un producto o servicio. Simplifica los pasos complejos y ofrece asistencia en tiempo real para garantizar una experiencia atractiva y eficaz.
¿Qué puede ofrecer la IA en la incorporación de clientes?
- Gestión automatizada de flujos de trabajo: la IA organiza tareas, recordatorios y seguimientos para mantener a los clientes en el camino adecuado.
- Orientación personalizada: analiza los datos y el comportamiento del cliente para ofrecer instrucciones a medida y recomendaciones de productos.
- Chatbots y asistentes virtuales con IA: los clientes cuentan con asistentes inteligentes 24/7 que resuelven dudas y les guían paso a paso durante la incorporación.
- Análisis del comportamiento: la IA monitoriza los patrones de interacción del cliente para detectar posibles obstáculos y resolverlos de forma proactiva.
- Prevención predictiva de abandono: utiliza modelos predictivos para identificar clientes en riesgo de baja y activa acciones personalizadas de retención.
Beneficios de la IA en la incorporación de clientes
El 86 % de los clientes afirma que una buena experiencia de incorporación incrementa su fidelidad a una empresa. La incorporación de clientes respaldada por IA proporciona experiencias personalizadas y de apoyo que aceleran la adopción exitosa del producto.
Principales beneficios de la IA en la incorporación de clientes:
- Reduce el esfuerzo del cliente gracias a flujos de trabajo automatizados y orientación paso a paso.
- Aumenta la satisfacción, ya que el 71 % de los consumidores desea comunicaciones y productos o servicios personalizados por parte de las marcas.
- Disminuye las consultas al soporte y los costes gracias a chatbots disponibles 24/7.
- Mejora la retención de clientes mediante respuestas proactivas ante señales de abandono.
- Facilita la ampliación de los procesos de incorporación conforme crece la empresa.
En resumen, la incorporación con IA transforma los procesos manuales y fragmentados en experiencias inteligentes y adaptativas desde el primer día.
IA en la incorporación de ventas
Los nuevos representantes de ventas necesitan tiempo para adquirir las habilidades y el conocimiento del producto necesarios para desempeñar un papel convincente en el equipo. Sin embargo, la IA está acelerando este proceso y permite una integración mucho más rápida.
¿Qué es la IA en la incorporación de ventas?
La incorporación con IA en ventas consiste en utilizar herramientas inteligentes para apoyar a los nuevos representantes en su formación y adquisición de conocimientos. Ofrece un itinerario de aprendizaje personalizado y feedback práctico para que el proceso de integración sea más ágil y motivador.
¿Qué puede ofrecer la IA en la incorporación de ventas?
- Formación inteligente: la IA ofrece sesiones de formación grabadas, materiales de aprendizaje personalizados paso a paso, guías de procedimientos operativos estándar (SOP) y mucho más.
- Simulaciones de rol: escenarios realistas para perfeccionar habilidades y ganar confianza, con retroalimentación en tiempo real.
- Acceso sencillo a la base de conocimientos: la búsqueda potenciada por IA ayuda a los comerciales a encontrar información sobre productos, análisis de la competencia y materiales de ventas.
- Seguimiento del progreso y analítica: la IA supervisa los hitos de la incorporación y los indicadores de rendimiento de los comerciales recién incorporados.
- Información predictiva: la IA identifica patrones para anticipar qué comerciales pueden necesitar refuerzo o pueden estar en riesgo de dificultades.
Beneficios de la IA en la incorporación de ventas
La integración de la IA en la incorporación de ventas ayuda a que los nuevos comerciales ganen confianza y comiencen a cerrar acuerdos más rápidamente.
Entre los principales beneficios de la IA en la incorporación de ventas destacan:
- Reduce el tiempo hasta la primera venta (time-to-first-sale) gracias a una formación enfocada y orientación en tiempo real.
- Incrementa la productividad mediante aprendizaje y soporte personalizados.
- Mejora la coherencia en los mensajes comerciales y el conocimiento del producto en todo el equipo.
- Libera a los responsables de equipo de tareas administrativas.
- Otorga autonomía a los comerciales con acceso instantáneo a información clave justo cuando la necesitan.
- Proporciona análisis detallados del rendimiento en ventas.
En definitiva, la IA en la incorporación de ventas moderniza el desarrollo del talento comercial y maximiza el potencial de cada representante.
Top 10 herramientas de IA para la incorporación de empleados, clientes y ventas
Actualmente existen numerosas herramientas de IA que ayudan a las organizaciones a integrar procesos de incorporación inteligente en sus flujos de trabajo. A continuación, hemos seleccionado las 10 mejores herramientas de incorporación con IA:
1. GPTBots: búsqueda empresarial y base de conocimientos con IA eficaz
GPTBots es una potente plataforma de IA para crear un agente de búsqueda empresarial con IA que facilita a los nuevos empleados el acceso al conocimiento interno de la empresa. En lugar de perder tiempo con búsquedas manuales, GPTBots permite encontrar la información exacta mediante sencillas consultas en lenguaje natural.
Lo mejor de GPTBots es que resulta muy sencillo entrenar al agente de IA utilizando la base de conocimientos corporativa. Basta con subir los documentos, bases de datos, sitios web y demás información relevante para entrenar al agente. Después, los empleados pueden acceder a la información de forma estructurada y acelerar así su proceso de aprendizaje.
Entre sus principales ventajas destacan:
- Asistencia precisa y en tiempo real para extraer conocimiento interno relevante
- Sugerencias de búsquedas relacionadas por IA para consultas más inteligentes y recuperación más ágil
- Respuestas personalizadas de la IA basadas en fuentes de conocimiento internas y externas integradas
- Entrenamiento sencillo del agente de IA con la base de conocimientos corporativa
- Integración fluida con plataformas en la nube y bases de datos empresariales
- Escalable y adaptable para organizaciones de cualquier tamaño
En resumen, GPTBots permite a los nuevos empleados acceder fácilmente a la base de conocimientos corporativa para aprender más rápido y mejorar su productividad desde los primeros días en la empresa.
2. Leena AI: incorporación automatizada y atractiva con IA
Leena AI es una herramienta inteligente de incorporación con IA que ofrece a los nuevos empleados un asistente virtual integral, impulsado por IA generativa, para completar la documentación inicial, los módulos de formación y la orientación sobre la empresa.
El asistente virtual simplifica el proceso de incorporación tanto para empleados presenciales como a distancia. Los empleados pueden interactuar con el asistente para entregar documentos, concertar una llamada con su responsable, familiarizarse con la empresa y mucho más.
Entre las principales características destacan:
- Recorridos de preincorporación personalizados mediante IA
- Automatización total del flujo de trabajo de onboarding (incorporación)
- Incorporación remota con asignación de persona de apoyo
- Resolución de consultas 24/7 mediante chatbot
- Encuestas de pulso para medir el compromiso
- Analítica y paneles de onboarding (incorporación)
- Predicción e intervención ante bajas tempranas
En resumen, Leena AI transforma el onboarding de empleados en una experiencia personalizada y basada en datos, consiguiendo involucrar a las nuevas incorporaciones desde el primer día y ahorrando un tiempo valioso al equipo de RR. HH. Es una solución de incorporación con IA que optimiza cada etapa del proceso.
3. LumApps: Plataforma de Onboarding y Experiencia de Empleados con IA
LumApps es una plataforma de onboarding (incorporación) y experiencia de empleados respaldada por IA que crea un entorno digital unificado para facilitar el flujo de información. Ofrece acceso inmediato a recursos específicos según el puesto a las nuevas incorporaciones a través de espacios de trabajo digitales. Además, genera itinerarios de formación personalizados en función de cada rol y nivel de competencias.
Entre las principales características destacan:
- Centro centralizado para la comunicación y los recursos
- Entrega de contenidos personalizados impulsada por IA
- Soporte al onboarding (incorporación) y la formación según rol y competencias
- Búsqueda y descubrimiento de conocimiento mejorados
- Automatización de tareas complejas de incorporación
- Seguimiento preciso del progreso de las nuevas incorporaciones
En definitiva, LumApps es una plataforma digital con IA que permite crear espacios de onboarding personalizados y rutas de formación inteligentes para una incorporación rápida y eficaz. Es una herramienta clave para el onboarding de empleados y la incorporación con IA en empresas.
4. Waybook: Solución Integral para Onboarding, Formación y Documentación
Waybook es una potente plataforma SaaS que simplifica el onboarding (incorporación), la formación y la documentación interna en un único espacio centralizado. Ayuda a las empresas a automatizar tareas de incorporación, crear rutas de aprendizaje personalizadas, subir y organizar recursos, hacer seguimiento del progreso y mucho más.
Entre las principales características destacan:
- Automatización de tareas de onboarding (incorporación) como la creación de perfiles, el acceso a sistemas, el envío de correos de bienvenida y más
- Asignación fluida de módulos de formación personalizados
- Seguimiento y analítica para monitorizar el proceso de incorporación
- Creación de una base de conocimiento centralizada
En resumen, Waybook ofrece una plataforma única para gestionar el onboarding de empleados y la formación, facilitando el intercambio de conocimiento para que las nuevas incorporaciones aprendan y rindan al máximo desde el principio. Es una solución integral de onboarding empresas con IA.
5. BambooHR Onboarding: Optimiza la Formación y Refuerza la Motivación
BambooHR Onboarding es un software de onboarding (incorporación) con IA para empleados que da ventaja a las nuevas incorporaciones. Centraliza y automatiza tareas clave del proceso, incluyendo la preincorporación, la sincronización de datos, las actividades del primer día y mucho más. La plataforma ofrece plantillas personalizables y una gestión documental sencilla para que cada nuevo empleado se sienta bienvenido y preparado.
Entre las principales características destacan:
- Organizar la gestión de datos de nuevas incorporaciones
- Personalizar el onboarding (proceso de incorporación) según el puesto y la modalidad de trabajo
- Automatizar la sincronización de registros de empleados
- Kits de preincorporación y onboarding a tu ritmo
- Automatizar listas de comprobación y recordatorios de onboarding
- Panel visual para el seguimiento del progreso
En resumen, BambooHR convierte el onboarding en un proceso autónomo y personalizado, logrando que las nuevas incorporaciones se sientan implicadas y permitiendo que los equipos de Recursos Humanos (RR. HH.) se centren en tareas de mayor valor.
6. Enboarder: Onboarding inteligente con recorridos personalizados para empleados
Enboarder es una plataforma de onboarding inteligente y orientada a la experiencia, basada en IA. Marca un nuevo estándar en los recorridos de los empleados, con un enfoque en la personalización y la interacción humana. Automatiza flujos de trabajo complejos para ofrecer experiencias de onboarding hiperpersonalizadas que conectan a las nuevas incorporaciones con las personas, herramientas y recursos adecuados.
Sus principales ventajas son:
- Recorridos de onboarding personalizados con IA
- Automatización de flujos de trabajo y coordinación de tareas
- Seguimiento y generación de informes en tiempo real
- Presentaciones automáticas de equipo y recordatorios para responsables
- Integración con el ecosistema digital de Recursos Humanos existente
En definitiva, Enboarder convierte el onboarding en un motor estratégico que impulsa la productividad de las nuevas incorporaciones y la preparación de los responsables.
7. Gleap.io: Plataforma de interacción con clientes basada en IA (engagement)
Gleap.io es una plataforma de interacción y soporte al cliente con IA. Integra un chatbot 24/7, informes de errores en la propia aplicación y recorridos guiados por el producto para acompañar a los nuevos usuarios durante el onboarding. Facilita la interacción y mejora la experiencia inicial gracias a la asistencia automatizada y los tutoriales visuales.
Sus principales ventajas son:
- Soporte mediante chatbot 24/7
- Informes de errores integrados en la aplicación
- Recorridos interactivos por el producto
- Base de conocimientos incorporada
Gleap.io garantiza que los clientes reciban soporte y se sientan acompañados desde el primer día gracias a una asistencia contextualizada durante el onboarding.
8. ChurnZero: Plataforma de monitorización del onboarding en tiempo real
ChurnZero es una plataforma de onboarding de clientes que utiliza IA y analítica en tiempo real para monitorizar hitos del onboarding y automatizar tareas de engagement. Permite a las empresas SaaS ofrecer un soporte personalizado y oportuno en los momentos clave del recorrido inicial del cliente.
Sus principales ventajas son:
- Gestión proactiva de incidencias basada en el comportamiento del cliente
- Seguimiento del recorrido de onboarding de los clientes
- Definición de hitos en el proceso de onboarding
- Segmentación de clientes y automatización del engagement
- Mensajería y correos electrónicos integrados en la aplicación
- Predicción de cancelaciones y renovaciones
En conclusión, ChurnZero convierte el onboarding de clientes en una experiencia personalizada y reactiva que fomenta la retención.
9. PitchMonster: Plataforma de formación en ventas con IA
PitchMonster es una herramienta de formación en ventas con IA que ayuda a los equipos a practicar simulaciones realistas y mejorar su rendimiento. Permite a los comerciales simular llamadas en frío, sesiones de descubrimiento, demostraciones y gestión de objeciones con perfiles de comprador generados por IA, y recibir coaching personalizado.
Entre sus principales ventajas destacan:
- Simulaciones realistas con IA y perfiles de comprador generados por IA
- Avatares generados por IA para una formación inmersiva
- Automatización de informes de rendimiento
- Retroalimentación avanzada sobre muletillas y jerga
- Formación escalable para todos los equipos
En resumen, PitchMonster permite a los equipos de ventas acelerar la incorporación y perfeccionar sus habilidades.
10. Allego: Plataforma de formación y habilitación comercial
Allego es una solución integral para la formación y el desarrollo de equipos de ventas. Ofrece aprendizaje en el momento preciso, cursos multimedia y mucho más para dotar a los equipos de ventas de los conocimientos y habilidades necesarios para su éxito. La plataforma utiliza IA en la incorporación de empleados para ofrecer aprendizaje personalizado, coaching y gestión de contenidos.
Sus puntos clave son:
- Módulos personalizados y de microaprendizaje
- Coaching y retroalimentación impulsados por IA
- Incorporación y formación escalables
- Gestión y puesta en marcha de contenidos comerciales
- Inteligencia conversacional para el análisis de rendimiento
En definitiva, Allego combina el aprendizaje moderno con insights generados por IA para mejorar la formación y potenciar el rendimiento comercial de los representantes de ventas.
Cómo utilizar la IA en la incorporación de empleados [Ejemplos reales]
Ahora que comprendemos la eficacia de la incorporación con IA, veamos algunos ejemplos reales para profundizar en cómo la IA mejora la experiencia de incorporación.
A continuación, tres casos de uso reales de la incorporación con IA:
1. Unilever — Evaluaciones con IA y cribado automatizado
Unilever es una multinacional de bienes de consumo con más de 125.000 empleados. La empresa tenía dificultades con el proceso manual y anticuado de evaluar 250.000 solicitudes de empleo para contratar a 800 personas al año.
Para solucionarlo, Unilever colaboró con proveedores de IA (Pymetrics y HireVue) para digitalizar la evaluación y el cribado inicial. Utilizó evaluaciones basadas en juegos con IA (Pymetrics) y análisis de entrevistas en vídeo (HireVue) para filtrar grandes volúmenes de candidatos y, posteriormente, asignar automáticamente recorridos de incorporación adaptados a cada puesto. Como resultado, ahorró más de 50.000 horas en entrevistas, con un ahorro anual superior a 1 millón de libras.
2. Behersaglik.com — Asistencia al cliente con IA y recomendaciones inteligentes
Behersaglik.com es un comercio turco especializado en suplementos alimenticios y extractos herbales. Buscaba mejorar la experiencia de cliente y reducir la dependencia del soporte humano, por lo que integró GPTBots, un chatbot empresarial con IA, en su tienda online.
El chatbot interactúa con los clientes mediante conversaciones naturales para comprender sus objetivos de salud y recomendar suplementos personalizados. Puede sugerir productos para reforzar el sistema inmunitario, dar instrucciones de uso, mostrar opiniones y gestionar suscripciones, todo ello sin intervención humana.
3. MVMT — Chatbots con IA para recomendaciones de productos y soporte posventa
MVMT es una reconocida marca de relojes y accesorios. Buscaba mejorar la comodidad de sus clientes e incrementar la conversión de ventas, por lo que implementó chatbots con IA para guiar a los compradores en línea.
El chatbot ofrece recomendaciones personalizadas de productos, dirige a los clientes hacia las categorías más relevantes y responde a sus dudas en tiempo real. Todo esto les ayuda a tomar decisiones de compra con mayor confianza.
Además, el chatbot de MVMT gestiona tareas esenciales tras la compra, como la tramitación de devoluciones. También recopila opiniones y valoraciones de los clientes para que la marca pueda perfeccionar tanto sus productos como la calidad del servicio.
Conclusión
La incorporación con IA está revolucionando la forma en que se da la bienvenida y se forma a empleados, clientes y equipos de ventas. Todo el recorrido se vuelve más personalizado y eficaz que nunca. Por ello, cada vez más organizaciones adoptan herramientas de incorporación con IA a gran velocidad. De hecho, el 68% de las empresas en Estados Unidos ya utilizan la IA en sus procesos de incorporación.
Contar con un sistema de incorporación con IA eficaz permite una integración más rápida y una mayor satisfacción y compromiso. Esto se traduce en una menor rotación, mayor productividad y fidelidad.
Por tanto, ha llegado el momento de que tu organización apueste por herramientas de incorporación con IA para mejorar la experiencia de incorporación. ¿Por qué no empezar con GPTBots? Ofrece una plataforma integral para crear agentes de IA que transforman la experiencia de incorporación y contribuyen al éxito a largo plazo.
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